Senjata Rahasia Bernama Asisten Virtual

Rahasia terbesar orang ultra produktif bukan dengan melakukan semua pekerjaan di depan mata, tetapi melalui delegasi.

Asisten Virtual - vastaffercom

Asisten Virtual – vastaffercom

Sebagai pemilik  atau pelaku bisnis, menjadi hal yang sangat normal untuk berhadapan dengan kesibukan luar biasa dalam membangun bisnis. Saat kita mencoba mengerjakan semua hal yang berhubungan dengan pekerjaan, waktu 24 jam serasa kurang. Maka, masalah pun muncul. Bagaimana cara agar kita mampu mengoptimalkan waktu terbatas dan sangat berharga yang kita miliki dalam menumbuhkembangkan bisnis?

Solusinya ada pada pemilihan dan pemilahan pekerjaan berdasar skala prioritas dan nilai yang tertera. Sebagai contoh, daripada kita menyetir mobil sendiri setiap hari selama empat jam, sebaiknya kita menggunakan jasa pengemudi sehingga waktu empat jam mengendarai mobil dapat digunakan untuk hal-hal yang memberikan nilai jauh lebih tinggi dari pendapatan seorang sopir selama empat jam.

Dari analogi yang sudah diberikan, berarti kita sebagai pelaku bisnis dilarang dikendalikan oleh tugas-tugas rutin dan penambahan daftar yang harus dilakukan. Kitalah yang harus mengendalikan mereka. Berhubung kita sudah hidup di era digital, terdapat banyak cara untuk mengendalikan tugas dan daftar pekerjaan rutin yang terus bertambah, antara lain dengan asisten virtual.

Manfaat asisten virtual semakin terasa bagi para pelaku start-ups dan bisnis UKM/IKM. Sebagaimana kita ketahui, tahap awal menjalankan bisnis adalah hal yang sangat sulit dan seringkali menyebabkan beban pekerjaan yang melebihi kemampuan. Inilah saat delegasi pekerjaan menjadi hal krusial. Delegasi pekerjaan yang dimaksud di sini adalah menempatkan fokus dan prioritas kita terhadap hal-hal paling krusial dan membiarkan orang lain mengerjakan tugas-tugas yang tidak perlu kita lakukan.

Asisten virtual dapat menjadi “orang lain” tersebut dan kegunaannya antara lain memangkas jam kerja mingguan kita. Keberadaan asisten virtual tidak hanya memberikan kita waktu luang untuk mengerjakan hal lain yang lebih produktif, namun juga memberikan biaya terjangkau dan investasi berkualitas dalam mengembangkan bisnis.

Tren asisten virtual

Pekerjaan virtual sudah meraih popularitas tinggi di kalangan pemberi kerja dan pencari kerja. Sejak tahun 1995 s.d. 2015, para pekerja Amerika Serikat yang mengaku sudah pernah menjadi telekomuter meningkat signifikan dari 9% ke 37% (Gallup, 2015).

Telecommuting atau telework, untuk memudahkan pemahaman, adalah model atau perjanjian kerja antara karyawan dan pemberi kerja yang memberikan fleksibilitas dalam bekerja, baik dari segi tempat dan waktu dengan bantuan teknologi informasi dan telekomunikasi. Untuk menjamin keberhasilan telecommuting, diperlukan gaya manajemen yang baik berbasis pada hasil atau tujuan, bukan pengamatan mendetail karyawan secara individu.

Jumlah para pekerja mandiri (self-employed) juga semakin meningkat di Amerika Serikat. Kini freelancer mengambil lebih dari 34% bagian dari total angkatan kerja (Elance – oDesk, 2015). Teknologi jelas menjadi alasan di balik tren ini. Teknologi telah memberikan fleksibilitas jadwal dan tempat bagi para pekerja. Lebih jauh lagi, tren ini juga memberikan manfaat bagi para pemilik bisnis dalam bentuk akses luas ke kumpulan talenta-talenta yang belum tentu tersedia di internal mereka.

Pertumbuhan asisten virtual pun meningkat pesat. Untuk mengetahui seberapa besar tingkat kebutuhan kita terhadap asisten virtual, mari kita perhatikan beberapa kategori yang memerlukan kehadiran asisten virtual:

  1. Kita tidak memerlukan dan tidak bisa membayar pekerja penuh waktu.
  2. Kita memiliki kesulitan menyelesaikan bagian-bagian tertentu dari pekerjaan yang sangat penting.
  3. Kita memiliki pekerjaan yang harus diselesaikan dengan segera, namun tidak memerlukan kehadiran secara langsung.
  4. Kita melakukan banyak perjalanan dan memerlukan seseorang yang tertarik bekerja secara virtual.
  5. Kita menghabiskan waktu mengorganisir lebih banyak daripada mengeksekusi.
  6. Kita tahu bahwa pekerjaan harus diselesaikan sesegera mungkin, tetapi kita tidak memiliki sumber daya manusia.

Asisten virtual dalam bisnis

Dari kategori-kategori di atas, berikut ini beberapa contoh pekerjaan yang mungkin memerlukan bantuan asisten virtual untuk meningkatkan kecepatan pertumbuhan bisnis kita.

Administrasi: Bentuk pekerjaan berbau administratif seperti mencatat jumlah pesanan, mengetahui rincian pesanan, hingga membayar rekening listrik dan PAM kantor dapat menjadi hal termudah untuk didelegasikan ke asisten virtual.

Presentasi data: Mengubah data-data mentah menjadi presentasi rapi terkadang bisa menjadi pekerjaan menjengkelkan. Di waktu lain, membuat laporan resmi dari kumpulan data-data mentah juga terasa ribet. Inilah saat kita menggunakan asisten virtual. Berikan deskripsi tugas dengan jelas, antara lain struktur dan format yang diinginkan, niscaya asisten virtual mampu mengerjakannya.

Mengelola surel: Asisten virtual mampu membantu kita membuang-buang waktu saat mengecek surel. Sesuai permintaan, asisten virtual akan melakukan penyaringan surel yang benar-benar penting bagi kita dan memberikan respon sesuai permintaan serta arahan.

Riset perjalanan: Asisten virtual adalah sumber daya yang sangat berguna untuk menemukan hotel, memesan tiket pesawat, dan membuat jadwal perjalanan baik untuk keperluan bisnis dan pribadi. Asisten virtual dapat mengambil manfaat dari berkembangnya jumlah piranti lunak dan situs riset perjalanan. Mereka juga dapat mengatasi masalah zona waktu yang berbeda saat melakukan pemesanan atau pilihan perjalanan internasional melalui telepon.

Selain hal-hal yang sudah disebutkan, masih banyak hal-hal lain yang bisa dilakukan asisten virtual, antara lain riset daring, desain situs, dan tugas-tugas sosial. Pilihan asisten virtual dari Indonesia, Filipina, hingga India  juga ada, misalnya halodiana.com, yesbossnow.com, virtualstafffinder.com, dan taskseveryday.com.

Jakarta, 9 Februari 2016

Andika Priyandana

Catatan: Versi tersunting artikel ini telah dimuat di Majalah Marketing edisi Maret 2016

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s